Optimierte Software-Delivery-Prozesse bei UNIQA dank Jira, Confluence und IS4IT

Referenzen IS4IT Uniqa JIRA und Confluence

„Die bekannte Kompetenz der IS4IT Mitarbeiter für die Produkte von Atlassian einerseits und die Leitung komplexer Einführungsprojekte andererseits hat sich bei uns erneut bestätigt. Das UITS Software Delivery Model wurde in äußerst kurzer Zeit entwickelt, in den Tools abgebildet und eingeführt.“

– Dipl.-Betriebswirt Roland Grimm, Geschäftsführer UNIQA IT Services GmbH

Ein wesentlicher Faktor erfolgreicher Merger & Aquisitions ist es, mittelfristig die Integration der in den Unternehmen vorhandenen IT-Infrastrukturen. Dies lässt sich nicht per Knopfdruck umsetzen, da es sich meist um langjährig gewachsene Umgebungen handelt, die optimal auf die jeweiligen Geschäftsprozesse abgestimmt sind. Es gilt daher zunächst, Abläufe und Infrastrukturen im Bereich Informationstechnologie nach und nach in einem kontrollierten Prozess zu vereinheitlichen und aufeinander abzustimmen. Die Implementierung neuer Prozesse, neuer Umgebungen und neuer Strukturen erweist sich dabei meist als der zielführende Weg, weil niemand „bevorzugt“ wird – und man gleichzeitig die Chance hat, aus Fehlern und Erfahrungen der Vergangenheit zu profitieren. So findet eine Optimierung statt, die jedem zugute kommt und letztlich ja in Unternehmen immer wieder notwendig ist.

 

Einen vergleichbaren Schritt ging man auch bei Uniqa. Nach dem erheblichen Ausbau des Unternehmens wurden mit 1. Oktober 2013 sämtliche Mitarbeiter, die in der Vergangenheit innerhalb der Unternehmensgruppe IT-Aufgaben wahrgenommen hatte, unter dem Dach der UNIQA IT Services GmbH (UITS) zusammengeführt.

 

Man entschied sich, die Abläufe in der Software-Entwicklung auf neue Füße zu stellen und dafür  eine Prozessmanagement-Umgebung auf Basis von Jira und Confluence von Atlassian einzuführen: das UITS Delivery Model.

 

Um diese Einführung so reibungslos wie möglich durchzuführen, beauftragte man die IS4IT mit der Umsetzung, die Ende Juli 2015 erfolgreich abgeschlossen wurde: Sämtliche Prozesse im Bereich IT-Entwicklung angefangen von Planung über die Implementierung bis hin zum Betrieb der Applikationen werden jetzt mithilfe von Jira und Confluence abgewickelt, gesteuert bzw. kontrolliert.

 

Der mühsame Weg von heterogenen Abläufen zum standardisierten Prozessmodell

Wie in vielen Unternehmensgruppen gab es auch innerhalb der UNIQA, historisch gewachsen, sehr unterschiedliche Systeme. Über 200 Applikationen, auf Basis von 25 Datenbanken, werden in den verschiedensten Programmiersprachen gewartet und weiterentwickelt. Diese Vielfalt soll zukünftig in einer Gesamtlösung für Versicherungen zusammengeführt werden.  Um einen derartigen Umstieg zu bewältigen, benötigt man eine Prozessmanagement-Methodik, die dem gewachsen ist.

 

Gemeinsam mit den Consultants der IS4IT wurde auf Basis eines bestehenden Praxis-Modells, das den Bedarf der UNIQA aber bei weitem nicht abdeckte, das UITS Delivery Model entwickelt, das auf die vielschichtigen Anforderungen optimal zugeschnitten ist. Angefangen von der ersten Idee oder Anforderung, die zu einem Entwicklungsprojekt führen kann, über Qualitätssicherung und Auslieferung bis hin zur Steuerung des Betriebs der Applikationen werden sämtliche Aktivitäten und Maßnahmen in der Methodik abgedeckt, die auch agile Komponenten wie Scrum umfasst.

Anforderungen

  • Aufbau einer toolgestützten, durchgängigen Umgebung für das Prozessmanagement
  • Workshopbasierte Definition eines maßgeschneiderten Vorgehensmodells, dass die Anforderungen aller Benutzergruppen abdeckt
  • Integration der Abläufe und Aktivitäten in einer einheitlichen Methodik für das gesamte Aufgabenspektrum im Bereich IT
  • Umsetzung bzw. Abbildung der Methodik in Tools
  • Einführung einer durchgängiger Tool-Umgebung im Prozessmanagement

 

Lösungen

  • Consulting-Services der IS4IT
  • Einführung von JIRA als Tool-Basis für das Delivery Modell in der Software-Entwicklung
  • Einführung von Confluence als Tool für die Prozessdokumentation und zentrales Dokumentenmanagementsystem

 

Nutzen

  • Neutrale Moderation der Workshops durch erfahrene externe Berater
  • Fundierte Werkzeug-Expertise für die punktgenaue Umsetzung der Anforderungen
  • Aufbau einer durchgängigen Lösung für Projekt-Management, Ressource-Management, Release-Management, Demand-Management, Test-Management
  • Erfolgreicher, termingerechter Rollout innerhalb der Organisation

Werkzeuggestützter Umsetzung – damit Paperware praktikabel wird

 

Anschließend wurde die Methodik durch IS4IT-Experten in den Atlassian Produkten Jira und Confluence umgesetzt. Jira ist ein sehr skalierbares und auch kostengünstiges Workflow Tool, das eine sehr flexible Abbildung von Prozessen erlaubt. Confluence optimiert die Zusammenarbeit u.a. durch die ausgereifte Dokumentenverwaltung mit Versionierung, guten Suchmöglichkeiten sowie Q&A Blogs. Dank Integration mit den MS Office Produkten können die bekannten PC Tools weiterverwendet werden, was den Schulungsaufwand reduziert.

 

Je nach Projektgröße wurden unterschiedliche Prozesse, Workflows, Dokumente und Formulare sowie Verantwortliche abgebildet, so dass eine bedarfsgerechte Projektabwicklung möglich ist. Die Umgebung optimiert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit ebenso wie die Projektabwicklung gemeinsam mit externen Outsourcing-Partnern, an die verschiedene Aufgaben ausgelagert werden.

 

Das Projekt wurde im Januar 2014 gestartet und durchgängig von IS4IT Mitarbeitern in enger Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement-Team der UITS in allen Phasen betreut. Neben der Projektleitung durch IS4IT erfolgte auch die Abbildung in den Werkzeugen durch die Experten der IS4IT. Bereits im Herbst 2014 konnten erste Pilotprojekte mit der neuen Umgebung durchgeführt werden, in der die Praxistauglichkeit auf Herz und Nieren hinterfragt wurde. Ende Juli 2015 war der firmenweite Rollout der Umgebung dann erfolgreich abgeschlossen.

 

Nach anfänglichen Zögern – niemand gibt gerne gewohnte Arbeitsweisen auf – sind die neuen Werkzeuge inzwischen fast durchgängig auch auf Akzeptanz bei den Mitarbeitern gestoßen, ein deutliches Signal für die Qualität der Lösung.

 

Über UNIQA IT Services GmbH (UITS)

Branche: IT-Dienstleister

Mitarbeiter: 550

Die UITS, der IT-Dienstleister innerhalb der UNIQA Group ist direkt dem Vorstandsressort Thomas Münkel, COO der Uniqa Insurance Group AG, zugeordnet. Das Unternehmen bündelt alle IT-Einheiten der UNIQA Group im In- und Ausland

Webseite: www.uniqagroup.com

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